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就活での企業への電話のかけ方|日程変更のコツとやったらダメな事

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就職活動において企業への連絡方法はインターネット経由がほとんどですが、それでも電話を必要とする場面が多々あります。面接では表情などでごまかす事もできるのですが、電話では声のみが相手に伝わりそれであなたの印象も変わります。ここでは、企業と電話する際に気をつける事を紹介していきたいと思います。

目次

企業に電話をかけるタイミング

例えば次のようなケースで電話をかける可能性があります。

電話をかける機会
  • 説明会の予約をする場合
  • 選考結果は電話で知らせてくる場合がほとんどです
  • 面接の日程・時間変更のお願い  

このような時、企業の人事と会話することになるのですが、慣れないうちはすごく緊張しますし、使い慣れない敬語に悪戦苦闘する方も多いと思います。私はパニックになった部類です。  

電話をかける際の注意点

電話をかける時間は午前10時~11時30分、午後1時30分~16時が良いと言われています。比較的、落ち着いている時間だから。最近は時差出勤、テレワーク等で一概にこの時間とは言い切れませんが、 昼休み中、就業時間外は避けるようにしましょう。また、出勤直後、昼休み直後は得意先、社内からの電話が多い時間なので避けた方が無難です。

たかが電話、されど電話

「電話ぐらい簡単でしょ」って思われる方もいるでしょう。でも、普段使い慣れない言葉って難しいものなんです。

「○○と申しますが、○○様はおられますか?」と書いてみれば簡単ですが、学生の立場で入社を希望する企業に電話するというだけで、かなりのプレッシャー感じる方もいらっしゃると思います。

その上、「正しい敬語を使わなければ、選考に影響するのではないか?」という上乗せのプレッシャーが、あなたの思考回路を信じられないような状態にしてしまう事だってあります。

これは誰しも経験する事だと思いますので、練習あるのみです。面接でも同じ事が言えますが、慣れです。練習です。電話する前に、自分でブツブツ言って練習してから電話するようにしましょう。

電話で説明会や面接の日程変更をお願いする場合

説明会や面接の日時 を予約した後、急な用事が入ってしまった時や、他の企業とスケジュールが重なってしまった時は日程変更をお願いしましょう。

志望順位が高い方を優先するのはもちろんですが、持ち駒はなるべくたくさんある方がいいですよね。だから、変更のお願いをしない前から諦めるのではなく、とりあえず確認してみるようにしましょう。

インターネットで予約した場合、変更もインターネットでできる場合もありますので確認しておきましょう。

人事のアイコン画像人事

はい、○○㈱でございます。

就活生のアイコン画像就活生

わたくし、○○大学 ○○学部 4回生の□□と申します。採用担当の○○様をお願いしたいのですが?

大学名、学部、学年、名前はセットです

人事のアイコン画像人事

はい、私が○○ですが。

就活生のアイコン画像就活生

お忙しいところ申し訳ありません。○月○日の説明会に参加させて頂く事になっているのですが、日程変更をお願いしたくお電話させて頂きました。

自分の力ではどうしようもなかった事を理由にするのがいいと思います。学校の行事とか。でも人事もプロなんで嘘だったらばれちゃってるかもしれませんね。まあ、就職活動シーズンなんで、その辺は理解してくれていると思います。多分、追求はされないでしょう。

人事のアイコン画像人事

そうですか、何か急な用事でも入ったのですか?

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実は教授と一緒に○○大学を訪問し、△△の実験をするための設備を使わせて頂く事になったのです。貴社説明会がある事は承知していたのですが、この日しか設備を使わせて頂けなくてお電話させて頂きました。

他社と日程がかぶったとは言ってはいけません。

人事のアイコン画像人事

そうですか・・・。それは仕方ないですね。次回は○月○日に予定しておりますが、この日はいかがですか?

就活生のアイコン画像就活生

大丈夫です。必ず出席させて頂きます。本当にありがとうございました。

説明会の日程を電話で聞く場合

インターネットでエントリーした際に、会社説明会日時は後日お知らせしますという時があります。私は素直に待ってたんですが、 「第一希望の会社なのに待っても待っても連絡が来ない。どうしても知りたい!」 という時は電話で確認してみましょう。

ただ、連絡が来ない時は、

正式な日程が決まっていない時がほとんどである

という事も認識しておきましょう。

以下、人事への直通電話と仮定した電話のかけ方の見本です。

人事のアイコン画像人事

はい、○○㈱でございます。

就活生のアイコン画像就活生

わたくし、○○大学 ○○学部 4回生の□□と申します。採用担当の○○様をお願いしたいのですが?

大学名、学部、学年、名前はセットです

人事のアイコン画像人事

はい、私が○○ですが。

就活生のアイコン画像就活生

お忙しいところ申し訳ありません。実は会社説明会開催日についてお尋ねしたい事があるのですが、お時間を頂いてよろしいでしょうか?

こちらが一方的に電話してるので、こうやって確認するのはまあ常識です。

人事のアイコン画像人事

はいどうぞ。どういったご質問でしょうか?

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ありがとうございます。○月に□□より(リクルートナビなど)エントリーさせて頂き、その際は説明会開催日は後日連絡頂けるというご案内を頂きました。
しかしながら、例年開催される○月になっても案内が来ないものですから、せめて予定など決まってましたらお教え願いたいと思い電話させて頂きました。

人事のアイコン画像人事

そうですか・・・。実は説明会は例年通り○月から開催しているのですが、エントリー順にご案内さしあげているのです。
○月にエントリーされたのなら、□月の説明会にご案内することになると思います。

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そうなのですか・・・。かねてより貴社の○○に興味がありましたので、説明会に参加できる事を楽しみにしております。
お忙しいところどうもありがとうございました。

どうしても、もっと早く参加したいのだったら打診してみるのはOKだと思います。

こんな感じでいかがでしょうか?マニュアル本には会社への熱い想いを語る例文もあるようですが、 説明会参加前ならばこのぐらいでいいと思います。

電話で資料の催促をする場合

資料請求したのに資料が届かない!そんなに興味のない企業だったら問題ないのですが、第一志望群の企業ならちょっと焦りますよね。 それほど注意する事はないかもしれませんが、例題を載せておきます。

人事のアイコン画像人事

はい、○○㈱でございます。

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わたくし、○○大学 ○○学部 4回生の□□と申します。採用担当の○○様をお願いしたいのですが?

大学名、学部、学年、名前はセットです

人事のアイコン画像人事

はい、私が○○ですが。

就活生のアイコン画像就活生

お忙しいところ申し訳ありません。実は、○月○日にリクナビより資料請求をさせて頂いたのですが、まだ資料が届いておりません。
貴社の○○にはかねてより興味があり、是非応募させて頂きたいと思っております。資料の発送予定など決まっておりましたらお教え頂けないでしょうか?

人事のアイコン画像人事

現在、資料請求者に対しての発送準備を行っているところです。○月○日頃から発送を開始する予定です。

就活生のアイコン画像就活生

そうですか。楽しみにしております。よろしくお願い申し上げます。ところで、重ねてお伺いしたいのですが、セミナーの開催日程はお決まりでしょうか?

ついでに気になる事があったら聞いちゃいましょう。

人事のアイコン画像人事

セミナーは○月○日を予定しております。会社資料にもセミナー案内を同封しておりますので、また確認しておいて下さい。

就活生のアイコン画像就活生

承知致しました。本日はお忙しいところ、誠にありがとうございました。

採用結果の連絡も電話が多い

説明会や一次面接時の電話の場合、例え、電話対応がまずくても人事の記憶には残らないでしょう。ただし、選考が進むにつれて、電話対応の印象は記憶に残ります。

選考結果の連絡では大した会話が発生しませんが、通貨の場合、嬉しそうな雰囲気を電話で伝えるのがコツですね。そこで、テンション低いと…

人事のアイコン画像人事

こいつは第一希望と言ってたけど本心じゃないな!

と思われたりするかもしれません。

電話での交渉は社会人にとっても必須のスキル

会社では、離れた本社・支店とは電話で調整する事も多い。当然、お客さんとの交渉も行います。電話は表情が伝われないため誤解を与える事も多く、声のトーンも大切です。電話対応が下手くそだと社会人になってからも苦労する事が多いでしょう。このご時世、電話なんか古い!ネットだよ!って思ってたとしても、まだまだ電話の時代です。社会人にとって避けては通れません。特にコロナの影響でWEBでの打ち合わせに加え、電話も増えています。

特に選考が進んでいる場合、電話対応も選考の1つと思って対応しましょう。大切な企業との電話なのにその対応がまずい学生に対し、採用担当者はどう思うか?をよく考えましょう。なお、一昔前は次のようなポイントも注意してました。該当する人は一応チェックしておこう。

電話をかける際の注意
  • 人事から自宅の電話にかかってくる可能性がある場合は、家族にも就活状況を伝えておく事。家族が不愛想な対応をするのもおもしろくありません。特に志望意欲の高い企業名は伝えておこう。
  • 携帯電話よりも固定電話の利用が好ましい。聞きずらいと面接日時等の情報を聞き間違えるリスクがあります。
  • 自分から電話をかける際は周囲の環境を気を付けよう(常識)

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