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添え状・お礼状とは|就活ならではの書き方と見本

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ここでは、就職・転職活動で必須となる添え状・お礼状について、重要性は気になる疑問についてまとめます。

目次

お礼状とは

お礼状とは説明会や面接の後に感謝の気持ちを込めて出す手紙のことです。 最近では多くの学生がお礼状を出すようになっていますので、本命企業ならば出した方がいいでしょう。当時、私は特に意識はしてませんでしたが、添え状を出す必要があるときだけ、お礼状の内容も含めておりました。

添え状とは

添え状とは企業に応募書類(履歴書・職務経歴書・エントリーシートなど)を送付する際に、 その応募書類と共に同封する応募書類の見出しのようなものです。 これから社会人となる人間にとって常識と思ってもらってもいいと思います。  

なぜ添え状が必要かというと・・・

企業からしたら見知らぬ人からいきなり履歴書が送られてくるわけです(まぁ就職活動シーズンなら別になくても分かって頂けますが・・・)。当然この人誰?って思うでしょ。だから、「~大学の~というものです。御社に興味があります。~を提出します」と一言添えるわけです。こうすることで、どういう理由で送 られてきた履歴書であるかということが分かってもらえます。添え状を出す機会は他にもあります。

添え状を出す機会
  • 説明会の後にエントリーシートを貰ってそれを提出する時に添え状をつける 
  • 健康診断書を提出する時に添え状をつける
  • 成績証明書を提出する時に添え状をつける
  • 履歴書を提出する時に添え状をつける

私はこういう機会に説明会の話を聞いて・・・、♪♪♪、○○○と感じました。ありがとうございます。のようなお礼状(添え状)を送付してました。私の場合”ついで”という気持ちが大部分でしたが、「ありがたく思ってどうしてもお礼を言いたかったから書面であいさつしました」というのがお礼状を出す本来の目的です。覚えておきましょう。

添え状・お礼状の内容

添え状に書く内容は自由とはいえ、 社会人としての常識を見られるので、 ビジネスレターの様式を念頭において書くようにしましょう。以下の内容を含める事を意識すればいいと思います。

  1. 提出年月日
  2. あなたの氏名
  3. 会社名・担当者名
  4. 本文の文頭は「拝啓」、文末は「敬具」
  5. 時候のあいさつ
  6. 求人を知ったきっかけ(雑誌の名称など)
  7. なぜ応募したか?
  8. 志望職種
  9. どんな応募書類を同封しているか ?

参考までに私が書いた添え状を見ていきましょう。これは、説明会後のお礼状・添え状なので、⑥、⑦、⑧はありません。

令和2年3月3日

After Season株式会社 
   採用担当 ****様 

※※大学 □学部○学科
三回生 ZIKIRU 
住所
電話番号

 

履歴書の送付

 

拝啓 春めいてきました今日この頃、貴社におかれましては、ますますご発展のことと存じます。 
 先日は会社説明会に参加させていただき誠にありがとうございました。○○業界は他メーカーも参入し、さらにシェアの獲得が難しくなると思われます。しかし、新しい事をやっていこう、変わっていこうとする考えや、小売りのことも勉強しようとする積極的な姿勢は、この激戦を勝ち残るにふさわしい企業であると感じました。 
 私は会社選びのポイントとして、現状に満足せずに永久に夢を追い続ける企業に重点を置いています。そして、私もその中に身を置き、目標に向かってキラキラ輝き続けたいと考えております。貴社には他の企業以上にそのエネルギーが強く感じられ、非常に興味を持っております。
 つきましては貴社の一員となり思う存分力を発揮したい、そして自分を高めていきたいと思いましたので、履歴書を同封させていただきました。どうぞよろしくお願いいたします。  
 末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。 

敬具

現実的な添え状・お礼状の書き方

添え状(カバーレター)は本来次のように書くのがいいと言われています。

  • 手書きで書く。
  • 用紙は、白無地の便箋を使う。
  • 封筒は白無地を使用する。
  • 修正液は使わない。

でも、就職・転職においてここまでする必要はありません。ビジネスの現場でもここまでする事は特定の業種を除いて行っていません。

現実的な添え状・お礼状の書き方
  • 添え状はパソコンで作成
  • 添え状の用紙はパソコンの用紙を使用(A4かB5)
  • 封筒は大学指定の封筒を使用すれば白無知である必要はない
  • パソコンなので修正液は必要なし。

私は本命企業も全部このようにしておりましたが特に問題はありませんでした。どちらにするかを迷って、添え状・お礼状を書けない・・・ならば、迷わずパソコンで作成して早く出すべきです。添え状・お礼状例文集の見本を参考にすれば、あっという間に作成できるはずです。

ただ、手書きの方が情熱が伝わりやすいのも事実。どうしても気になるのならば、正しい書き方で添え状・お礼状を作成すれば良いでしょう。

添え状の書き方は企業・担当者によっても異なる

就職活動では、添え状を添付する事は常識、そして、お礼状を提出する事も一般的な対応として知られています。ただ、ビジネスの現場では、その書き方にこだわっている人はあまりいません。特にお礼状は送付する事はそれほど一般的ではなく、重要性は業種・職種に大きく依存します。

実際はどう書くのが正解か?

学生や転職活動中の皆さんにとって、企業に提出する添え状・お礼状の正しい書き方が気になるのは当たり前です。でも、それを受け取る採用担当者が正しい知識を持っているかはやや疑問。

例えば、色んな企業から添え状を受け取りますが、その書き方は企業にとっても異なりますし、同企業内でも担当部署、担当者によって異なります。では、どうすれば良いのか?答えは簡単!

あなたが応募する企業の書き方と同じにすれば良い

これが私の結論です。本命企業へ提出する際はこうしましょう。ただ、毎回、応募企業毎に内容を変えるのも面倒なので、ある程度は決まった書き方を自分なりに作っておく方がいいですね。

みんなが迷う細かいところを徹底解説

まずは、本文に入る前の日付、宛先、差出人について注目しましょう。

日付、宛先、差出人の書き方

この形は覚えておきましょう。上から、右、左、右です。

20**年**月**日

株式会社****
人事部 御中

**大学**学部**学科
氏名
住所
電話番号

日付は西暦?和暦(令和)?

どちらでも構いませんが、添付する書類と合わせるのが無難です。また、企業から送付されている資料に記載されているものに日付は記載されていると思いますので、それに合わせましょう。

 

宛名の書き方は?

(株)と略さずに株式会社と記載しましょう。担当部署が分からなければ、次のように書きましょう。

〇〇株式会社
 採用担当者 様

担当部署が分かっていれば、

〇〇株式会社
 人事部 御中

とか、

〇〇株式会社
 人事部 御中採用担当者 様

と書いてもOKです。

差出人を書く場所は?

私は見本のように書いてましたが、文末に書く場合もあります。ただ、上から読んでいくので、誰が送ってきたものかを分かってもらうには、この場所が良いと考えています。

差出人には何を書けば良い?

学生ならば大学名、学部、学科、学年、名前、住所、電話番号が一般的です。転職活動中の方は名前、住所、電話番号を書きましょう。

添え状・お礼状のタイトル

添え状・お礼状の目的が一目で分かるようにタイトルを記載しておきましょう。なお、私は就職活動当時は付けておりませんでしたが、付ける方が良いです。フォントを少し大きめに書いたり、下線を入れるのも良いでしょう。

**大学**学部**学科
氏名
住所
電話番号

履歴書の送付

拝啓 〇〇の候、貴社におかれましては、ますますご発展のことと存じます。

「拝啓」前後のスペースや改行等

これが一番悩むのですが、人によって色々です。「拝啓」の他に「謹啓」を使う人もいますが、就職、転職で適しているのは「拝啓」です。ここでは「拝啓」を前提にして紹介します。

拝啓 〇〇の候、貴社におかれましては、ますますご発展のことと存じます。

「拝啓」の後は改行する?

各社色々です。改行しないケースの方が多いです、当サイトでは改行なしで記載しています。

「拝啓」の前にはスペースを入れる(字下げする)?

前にはスペースを入れません。

「拝啓」の後はスペースを入れる?

後にはスペースを入れます。

「拝啓」の後に句点を入れる?

句点は入れません。

「〇〇の候」の後に句点を入れる?

各社色々です。当サイトでは句点ありで記載しています。

本文の書き方

本文で迷うのは、段落初めの字下げをするか(スペースを入れるか)?全体のバランスです。結果から書くと、企業によって、担当者によってもバラバラです。

まずは字下げしたケースです。

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
 先日は貴社会社説明会並びに工場見学の貴重なお時間を頂き、まことにありがとうございました。*****
*********。
 つきましては、ご指定の応募書類を同封させて頂きます。
 末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

敬 具

これは見本が短いのでやや不自然に見えるかもしれませんが、これが一番自然だと考えています。

次に字下げしないケース

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は貴社会社説明会並びに工場見学の貴重なお時間を頂きありがとうございました。********************。
つきましては、ご指定の応募書類を同封させて頂きます。
末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

敬 具

これは文章としてどうなのか?と思うので、あまり推奨しません。でも、こう書いている人もたくさんいます。

文章の締めについて

文章の締めは決まってますので覚えましょう。

 末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

敬具

末筆ながら・・・は違う表現はありますが、これが無難だと思います。拝啓で始まる文章の場合は必ず敬具となります。

改行して「敬具」
右寄せで「敬具」
敬具の間にスペース空けて「敬〇具」としても別に構わない。

なお、文中に「下記の通り書類を送付します。」のような文章が入る場合は次のようになります。

末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

敬具

履歴書:1通

以上

応募書類の単位について

表現方法の問題なので迷うところなのですが、「1通」が無難です。例えば、「枚」もよく使いますが、例えば、エントリーシートが2枚で1部だった場合、「1枚」or「2枚」?となりちょっと気になりますよね。「1部」でも大丈夫です。

書き方のまとめ

以上の内容をまとめると次のようになります。今回の場合、説明会と工場見学の感想を書くことになります。どのような内容にするかは添え状・お礼状の見本を参考に自分なりにまとめてみましょう。

 2020年4月5日
(注:西暦でも和暦でも構わない)

**株式会社
人事部 〇〇 様
(注:人名が入るときは「様」となる。入らない場合は御中)

**大学**学部**学科
氏名
住所
電話番号

応募書類の送付

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
(注:「拝啓」の前にはスペースは入らない。後にはスペースを入れる。)
 先日は貴社会社説明会並びに工場見学の貴重なお時間を頂きありがとうございました。**************。
 つきましては、書類選考に応募させて頂きたく思っておりますので、下記の応募書類を同封させて頂きます。
 末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。
(注:最後には締めの言葉を入れましょう。)

敬具
(注:右寄せで「敬具」と書く。「敬 具」としても良い)

履歴書     :1通

エントリーシート:1通

以上
(注:最後に「以上」を書く)

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